راهنمای به کارگیری کد سیستم مدیریت ایمنی

مقدمه

اهداف اصلی کد ISM در 2 هدف اصلی خلاصه می شود، عملیات ایمن در کشتی ها و جلوگیری از آلودگی محیط زیست توسط آنها. کد ISM اولین بار طی مقرره مجمع اصلی سازمان بین المللی دریانوردی، Res. A.741 (18) تصویب و ابلاغ شده و تاریخ لازم الاجرا شدن آن، تحت مفاد فصل نهم کنوانسیون سولاس، یکم جولای 1998، تعیین گردیده بود.

هدف از این کد، فراهم نمودن استانداردی بین المللی به منظور دستیابی به عملیات ایمن و جلوگیری از آلودگی محیط زیست دریایی توسط کشتی ها می باشد. لذا، مجموعه تعاریف زیر به منظور تفسیر و درک درست از الزامات کد، بسیار مفید خواهد بود.

شرکت (Company): منظور از شرکت، مالک شناور و یا هر شخص یا سازمانی است که مسوولیت های عملیاتی شناور را مطابق با آن چه که در این کد تصریح گردیده است، بر عهده داشته باشد. لذا یک شرکت علاوه بر مالک شناور، می تواند مدیریت و یا اجاره کننده ( بدون خدمه) آن شناور نیز باشد.

دولت صاحب پرچم (Administration): دولت صاحب پرچم یک شناور، در واقع نهاد حاکمیتی یک کشور است که شناور در آن ثبت گردیده و پرچم آن کشور توسط شناور بر افراشته می شود.

سیستم مدیریت ایمنی (Safety Management System): سیما (سیستم مدیریت ایمنی)، به معنای سیستمی است ساختارمند و مدون که اجرا و پیاده سازی موثر سیاست های ایمنی و حفاظت از محیط زیست یک شرکت را برای نیروی انسانی آن امکان پذیر می نماید.

سند انطباق (Document of Compliance): سند انطباق در واقع سندی است که صدور آن نشان دهنده تطابق یک شرکت با الزامات کد مدیریت ایمنی (ISM Code) می باشد.

گواهینامه مدیریت ایمنی (Safety Management Certificate): گواهینامه مدیریت ایمنی برای شناور ها صادر می شود و صادر شدن آن نشان دهنده تطابق یک شرکت و مدیریت عملیات آن بر روی شناور، با مفاد سیستم مدیریت ایمنی (سیما) تأیید شده، می باشد.

شواهد عینی (Objective evidences): شواهد عینی به تمامی اطلاعات کمی و یا کیفی، سوابق یا بیانیه های مرتبط با ایمنی و یا اطلاعات ناشی از به کارگیری جزئی از اجزای سیستم مدیریت ایمنی (مانند ممیزی داخلی، بازنگری مدیریتی و ...)، گفته می شود که می تواند بر مبنای یک ملاحظه (Observation)، اندازه گیری و یا آزمایش، تأیید و صحه گزاری گردد. به عنوان مثال، شواهد عینی شامل اطلاعات ثبت شده یک آزمایش، گزارش های آزمایش، اندازه گیری، بازنگری مدیریتی، عدم انطباق یا ملاحظات یافته شده، در نظر گرفته می شود.

ملاحظه (Observation): ملاحظه در واقع اظهارنامه ای است که در هنگام ممیزی سیستم مدیریت ایمنی، ایجاد شده و اثبات آن بر اساس شواهد عینی به دست آمده خواهد بود.

عدم انطباق (Non-Conformity): عدم انطباق، وضعیتی است قابل مشاهده و عینی در حالتی که با توجه به وجود شواهد عینی، رعایت نشدن یک الزام یا الزامات مشخص، محرز باشد.

عدم انطباق اساسی (Major N.C.): عدم انطباق اساسی، در واقع انحرافی است قابل شناسایی که احتمال داشته باشد منجر به تهدیدی برای ایمنی نیروی انسانی یا کشتی شده و یا مخاطره ای (Risk) جدی برای محیط زیست ایجاد نماید، به صورتی که این انحراف نیازمند به اتخاذ اقدام اصلاحی (Corrective action) فوری باشد. همچنین، عدم وجود به کارگیری و پیاده سازی موثر و سیستماتیک الزامات کد سیستم مدیریت ایمنی (سیما) نیز عدم انطباق اساسی خواهد بود.

تاریخ سالیانه (Anniversary date): تاریخ سالیانه، نمایانگر روز و ماه انقضای سند و یا گواهینامه می باشد.

کنوانسیون: منظور از کنوانسیون، کنواسیون سولاس است.

اهداف

اهداف کد:

1. اطمینان از ایمنی در دریا
2. جلوگیری از صدمات جانی و مرگ افراد
3. اجتناب از ایجاد خسارت و آسیب به محیط زیست به خصوص محیط زیست دریایی و دارایی ها

اهداف مدیریت ایمنی یک شرکت باید موارد زیر را فراهم نماید:

1. فراهم کردن رویه ای ایمن در عملیات های مختلف بر روی کشتی و ایجاد محیط کاری ایمن
2. ارزیابی تمامی مخاطرات (Risk) قابل شناسایی مرتبط با کشتی ها، نیروی انسانی، محیط زیست و برقرار کردن حفاظت مناسب و ایمن در برابر آنها
3. بهبود مستمر در مهارت های مدیریت ایمنی نیروی انسانی شرکت چه در ساحل و چه بر روی کشتی ها که شامل آماده سازی آنها برای حالت های اضطراری مرتبط با ایمنی و حفاظت از محیط زیست، می شود.

ایمنی و سیستم مدیریت ایمنی باید نسبت به موارد زیر اطمینان ایجاد نماید:

1. انطباق با قوانین و مقررات لازم الاجرا
2. اطمینان از اجرای تمام کد های اجباری، راهنما ها و استاندارد های توصیه شده توسط سازمان بین المللی دریانوردی، دولت یا دولت های صاحب پرچم، موسسه یا موسسه های رده بندی و سازمان های صنعتی دریایی.

بدین منظور کمیته ایمنی دریانوردی (MSC) در هشتاد و هفتمین اجلاس خود در سال 2010، فهرستی از کد ها، توصیه نامه ها، راهنما ها و مابقی اسناد غیر الزام آوری که می توانند به اهداف مشروح زیر کمک کنند، را معرفی نمود:

1. افزایش آگاهی از وجود اسناد غیر الزام آور و به روز رسانی های آنها
2. ارتقای وضعیت به کارگیری این اسناد غیر الزام آور توسط دولتهای عضو.
3. فراهم نمودن زمینه ای برای ایجاد قوانین و مقررات ملی
4. کمک به شناسایی زمینه های بالقوه برای همکاری های فنی بر اساس این اسناد

برای اطلاعات بیشتر، بخشنامه MSC Circulars / MSC.1/Circ.1371 را مشاهده نمائید.

پایه های اصلی سیستم مدیریت ایمنی

همه شرکت ها باید نسبت به توسعه، پیاده سازی و نگهداری سیستم مدیریت ایمنی (SMS) که شامل موارد زیر باشند، اقدام کنند:

1. سیاست ایمنی و حفاظت از محیط زیست (سیاست یک شرکت مجموعه ای از راهنما هایی است به منظور اجرای فرآیند های تعریف شده آن شرکت برای کارمندان و کارفرما های آن شرکت، ایجاد می شود)
2. دستورالعمل ها و فرآیند های لازم برای اطمینان از عملیات ایمن کشتی ها و حفاظت از محیط زیست متناسب با قوانین ملی و بین المللی
3. تعریف سطوح مختلف سازمانی و خطوط ارتباطی بین خدمه شناور و مقر ساحلی شرکت
4. فرآیند هایی برای گزارش سوانح و عدم انطباق های مرتبط با شرایط این کد
5. فرآیند هایی برای آماده سازی و پاسخ دهی به وضعیت های اضطراری
6. فرآیند هایی برای ممیزی داخلی و بازنگری مدیریت

این مقاله بر اساس اصول بنیادین زیر تدوین شده است:

1. بازنگری سیستم مدیریت ایمنی توسط شرکت
2. نقش شخص منتخب (Designated Person) تحت نیازمندیهای کد سیستم مدیریت ایمنی (سیما)
3. گزارش دهی و تحلیل عدم انطباق ها، حوادث و پیشامد های خطرناک شامل پیش آمد های نزدیک به وقوع حادثه (Near-Miss)
4. انجام ممیزی های داخلی و بازنگری مدیریت

بر اساس اصل خودگردانی در کد ISM، اقدامات تأیید کننده داخلی و فرآیند های بازنگری به عنوان یکی از کلیدی ترین اجزای هر سیستم مدیریت ایمنی در نظر گرفته می شود. شرکت باید با توجه به خروجی های ممیزی های داخلی، بازنگری های انجام گرفته و تحلیل های انجام شده بر روی عدم انطباق ها، حوادث و پیشامد های خطرناک، نسبت به افزایش اثربخشی عملیات ها و فرآیند های سیستم مدیریت ایمنی، اقدام نماید.

بدین منظور و برای رعایت الزامات مشروح کد، شرکت باید موارد زیر را مورد توجه قرار دهد:

1. تعیین شخص یا اشخاص منتخب در خشکی با دسترسی مستقیم به بالاترین سطح مدیریتی شرکت که مسوولیت پایش عملیات ایمن کشتی ها را بر عهده داشته باشد.
2. اطمینان از وجود منابع کافی و حمایت های ساحلی به منظور پشتیبانی مناسب از شخص منتخب در خشکی برای انجام وظایف محوله
3. تعریف و مستند سازی وظایف فرمانده کشتی با توجه به بازنگری های صورت گرفته بر روی سیستم مدیریت ایمنی و گزارشات ایرادات به مدیریت ساحلی شرکت
4. ایجاد و پیاده سازی فرآیند هایی برای گزارش و تحلیل عدم انطباق ها، حوادث و پیشامد های خطرناک
5. ارزیابی دوره ای میزان اثربخشی و در صورت نیاز، بازنگری سیستم مدیریت ایمنی
6. اجرای ممیزی داخلی به منظور صحه گزاری بر فعالیت های مرتبط با مدیریت ایمنی و میزان انطباق با سیستم مدیریت ایمنی

شخص منتخب

کلیدی ترین نقش بر اساس کد ISM، در پیاده سازی سیستم مدیریت ایمنی نقش شخص منتخب (Designated Person) می باشد. این شخص که خارج از دریا مستقر می شود، کسی است که مسوولیت ایجاد، توسعه و پیاده سازی فرهنگ ایمنی (Safety Culture) یک شرکت را عهده دار است. (MSC-MEPC.7/Circ.6)

تمامی فعالیت های مرتبط با ایمنی و یا جلوگیری از آلودگی که در عملیات های یک کشتی اجرا می شود باید توسط شخص منتخب بررسی و پایش شود.

بنا بر آنجه تاکنون بیان شد، پایش و بررسی مذکور باید حداقل شامل فرآیند های داخلی زیر باشد:

1. ایجاد ارتباطات و پیاده سازی سیاست های ایمنی و حفاظت از محیط زیست شرکت
2. ارزیابی و بازنگری اثر بخشی سیستم مدیریت ایمنی
3. گزارش و تحلیل عدم انطباق ها، حوادث و پیشامد های خطرناک
4. سازماندهی و پایش ممیزی های داخلی که شامل بررسی و تصدیق استقلال ممیز ها و همچنین آموزش های لازم به آنها نیز می شود.
5. بازبینی مناسب سیستم مدیریت ایمنی (سیما)
6. اطمینان از منابع کافی و مناسب و حمایت های ساحلی فراهم شده توسط شرکت

بنابراین، هر شرکت به منظور حفظ اثربخشی نقش شخص منتخب، باید منابع کافی و مناسب وحمایت های ساحلی را با توجه به موارد زیر برای وی فراهم نماید. این موارد به صورت زیر می باشند:

1. منابع انسانی
2. منابع مادی
3. منابع آموزشی هرگونه آموزش مورد نیاز
4. اختیارات و مسوولیت های کاملا واضح که تعریف و مستند شده باشند
5. اختیار کافی برای گزارش دهی عدم انطباق ها، ملاحظات به بالاترین رده مدیریتی

صلاحیت ها

شخص منتخب باید حداقل دارای آموزش های رسمی زیر (یکی از این موارد کفایت می کند) باشد:

1. دارا بودن مدرک صلاحیت از سوی یک نهاد ثالث مورد تأیید دولت صاحب پرچم یا سازمان مورد تأیید آن و رشته مرتبط با مدیریت، مهندسی یا علوم فیزیکی
2. دارا بودن مدرک صلاحیت و تجربه دریانوردی به عنوان یک افسر بر مبنای کنوانسیون STCW
3. دارا بودن دیگر آموزش های رسمی به صورتی که حداقل سه سال به عنوان کارشناس ارشد در عملیات و مدیریت کشتی تجربه فعالیت داشته باشد.

آموزش ها

شخص منتخب باید بر اساس نیازمندیهای کد ISM، آموزش های لازم در ارتباط با اجزای مدیریت ایمنی را بگذراند. علی الخصوص موارد زیر:

1. دانش و فهم کد ISM
2. قوانین و مقررات اجباری
3. کد ها، راهنما ها و استاندارد های مشمول
4. تکنیک های ارزیابی، آزمودن، پرسش کردن، سنجیدن و گزارش دهی
5. جنبه های فنی و عملیاتی مدیریت ایمنی
6. شرکت در حداقل یک ممیزی سیستم مدیریت ایمنی دریایی
7. ارتباطات موثر با خدمه شناور و مدیریت ارشد

تجربیات

شخص منتخب باید دارای تجربیات زیر باشد:

1. ارائه مشکلات و موضوعات مرتبط با ISM به بالاترین رده مدیریت و دریافت حمایت و پشتیبانی به منظور بهبود سیستم مدیریت ایمنی
2. تشخیص دادن تطابق اجزای سیستم مدیریت ایمنی با الزامات کد ISM
3. تشخیص دادن اثربخشی سیستم مدیریت ایمنی برای شرکت و کشتی با استفاده از خروجی های ممیزی داخلی و بازنگری
4. ارزیابی اثربخشی سیستم مدیریت ایمنی به منظور اطمینان از تطابق با دیگر قوانین و مقرراتی که تحت بازرسی های رده بندی و یا قانونی قرار نمی گیرند
5. ارزیابی به کارگیری رویه های ایمن توصیه شده توسط دولت های صاحب پرچم، موسسات رده بندی و دیگر ساختار های قانونی که به منظور بهبود فرهنگ ایمنی باید مورد توجه قرار گیرند.
6. جمع آوری و تحلیل داده های مناسب از پیشامد و پیشامد های خطرناک، وضعیت های نزدیک به وقوع حادثه، حوادث و درس های گرفته شده از آنها به منظور بهبود سیستم مدیریت ایمنی شرکت و کشتی های آن

بنابراین، شرکت باید دوره های آموزشی مرتبط با صلاحیت، آموزش، تجربیات و فرآیند های متناسب با کد ISM را برگزار نماید. بدیهی است که این دوره ها باید به صورت کاملا عملیاتی بوده و به روزرسانی شوند.

در نتیجه به منظور اطمینان از صحت عملکردی شخص منتخب، شرکت باید اسناد مکتوب در سه حوزه بالا را نگهداری نماید.

بازنگری سیستم مدیریت ایمنی

شرکت باید بر اساس فرآیند های پیاده سازی شده خود، به صورت دوره ای اثر بخشی سیستم مدیریت ایمنی را ارزیابی و بازنگری کند. علاوه بر آن، یکی از مسوولیت های فرمانده شناور بازنگری دوره ای سیستم مدیریت ایمنی و گزارش ایرادات آن به مدیریت ساحلی شناور می باشد.

بازنگری های مدیریتی، در رسیدن به اهداف عمومی مدیریت ایمنی تعریف شده تحت بخش 1-2-2 کد ISM، بسیار حاثز اهمیت خواهد بود. هر شرکت بر اساس نتایج این بازنگری ها، اقداماتی برای بهبود هر چه بیشتر اثربخشی سیستم مدیریت ایمنی، اجرا و پیاده سازی خواهد کرد. این بازنگری ها باید در بازه های زمانی تعریف شده توسط شرکت یا هر زمان دیگری که نیاز باشد، انجام بگیرد. (به عنوان مثال در حالتی که سیستم به دلایلی دچار خطر ناکارآمدی جدی شود، بازنگری مدیریت بسیار مهم خواهد بود.)

در صورت یافتن هرگونه نقصی در فرآیند بازنگری مدیریتی، اقدام اصلاحی مناسب بر اساس اهداف شرکت، تعریف و به کار گرفته شود و نتایج این بازنگری ها باید با یک روش رسمی به تمامی نیروی انسانی درگیر آن، اطلاع رسانی گردد.

حداقل مواردی که در بازنگری مدیریتی باید مورد توجه قرار گیرد شامل، نتایج ممیزی های داخلی، هر گونه عدم انطباق گزارش شده توسط نیروی انسانی، بازنگری های فرمانده کشتی، تحلیل عدم انطباق ها، حوادث و پیشامد های خطرناک و هرگوه مشاهدات دیگری که می تواند منجر به ناکارآمدی سیستم مدیریت ایمنی شود. ( مانند عدم انطباق های گزارش شده توسط شرکای خارج از سیستم، گزارشات افسران کنترل بندری و ...)

گزارش دهی و تحلیل عدم انطباق ها، مشاهدات، حوادث و پیشامد های خطرناک

در سیستم مدیریت ایمنی، وجود فرآیند هایی به منظور اطمینان از گزارش تمامی عدم انطباق ها، مشاهدات، حوادث و پیشامد های خطرناک به مقام مسوول مدیریت، اجباری است. به همین ترتیب در هر شرکت، وجود سیستمی برای ثبت، بررسی، ارزیابی، بازنگری و تحلیل چنین گزارشاتی، نیز اجباری بوده و مطمئنا نتایج آنها باید به اقدام یا اقدام های مناسب ختم گردد.

سیستم بایداز بازنگری و ارزیابی این گزارشات توسط شخص مسوول به منظور مشخص کردن اقدام اصلاحی مناسب و عدم وقوع مجدد آنها، اطمینان کسب نماید. ارزیابی گزارشات می تواند منجر به نتایج زیر گردد:

1. اقدام اصلاحی مناسب
2. اصلاحیه ها بر روی فرآیند ها و دستورالعمل های موجود
3. ایجاد و پیاده سازی فرآیند ها و دستورالعمل های جدید

پایش و پیگیری و رفع عدم انطباق ها و نواقص گزارش شده، بر عهده شخص مسوول خواهد بود. به منظور اطمینان از دریافت گزارشات ارسالی، رسید اعلام وصول آن باید توسط دریافت کننده به فرستنده گزارش اطلاع داده شود. به همین ترتیب این مورد باید برای دیگر ارتباطات مرتبط مانند وضعیت گزارشات، تصمیمات گرفته شده، انجام پذیرد.

هر شرکت به منظور بهبود آگاهی ایمنی باید با اتخاذ اقدامات تشویقی، گزارش دهی پیشامدات نزدیک به وقوع حادثه را نیز به طرز موثری بهبود دهد. گزارش و تحلیل چنین پیشامد هایی یکی از موثر ترین و اساسی ترین ارزیابی مخاطره (Risk) توسط شرکت ها می باشد، علی الخصوص زمانی که اطلاعات مربوط به حوادث در دسترس نیست.

ممیزی داخلی

تمامی شرکت های باید ممیزی داخلی ساحلی و روی کشتی را با فاصله زمانی حداکثر 12 ماهه انجام دهند. ممیزی داخلی به منظور تصدیق فعالیت های روی کشتی و ساحلی در خصوص رعایت مفاد سیستم مدیریت ایمنی، برنامه ریزی و اجرا می گردد. در شرایط خاص و به شرط بایگانی شدن دلایل آن توسط شرکت، این فاصله زمانی می تواند حداکثر تا 3 ماه به تعویق بیفتد.

تصدیق داخلی ناشی از این ممیزی ها، باید بر اساس فرآیند های پیاده سازی شده شرکت بوده و حداقل شامل موارد و جزئیات زیر باشد:

1. مسوولیت ها
2. صلاحیت و انتخاب ممیز ها
3. برنامه ریزی زمانی ممیزی ها
4. آماده سازی و طرح ریزی ممیزی ها
5. اجرای ممیزی ها
6. گزارش ممیزی
7. اقدامات اصلاحی و پیگیری

بر اساس کد ISM، کلیه افراد درگیر در سیستم مدیریت ایمنی شرکت، باید فهم درست و کافی از قوانین، مقررات، کد ها و راهنما های مرتبط با آن را داشته باشند. از سوی دیگر، شرکت باید از وجود صلاحیت، آموزش و تجربه نیروی انسانی خود به منظور حمایت از سیستم مدیریت ایمنی، اطمینان کسب نماید. همه نفراتی که ممیزی های داخلی را اجرا می کنند باید دوره های آموزشی مرتبط با ممیزی را با موفقیت به پایان رسانده باشند.

تأمین منابع کافی و مناسب توسط شرکت در تمامی حوزه های مسوولیتی از وظایف شرکت است. این منابع شامل منابع فنی، مالی و انسانی خواهد بود. تأمین این منابع به منظور اطمینان از رسیدن به اهداف مدیریتی ایمنی می باشد. در صورتی که وظایف مرتبط با ISM توسط دفاتر و شعب دیگر یک شرکت انجام بگیرد، این مورد باید در سیستم مدیریت ایمنی نیز درج و مشخص گردد و شرکت باید از اجرای تمام وظایف مرتبط با ISM توسط افراد مسوول اطمینان یابد.